Performance Management. La valutazione dei dipendenti con l’employee engagement

Descrizione attività

Pima di implementare un sistema di Performance Management è indispensabile analizzare il contesto organizzativo per capire a che livello i dipendenti vivono e percepiscono il loro lavoro all’interno dell’azienda. La motivazione, la collaborazione, il coinvolgimento, la corretta circolazione delle informazioni e la fiducia delle persone in azienda sono tutti elementi che portano a migliorare la salute dei lavoratori, la soddisfazione dei clienti e, soprattutto, ad aumentare la produttività.

Non tutti i metodi di valutazione delle performance funzionano egualmente bene in ogni organizzazione: una dimensione non va bene per tutti! È importante considerare le categorie di dipendenti da valutare (vale a dire dirigenti e non dirigenti), i tipi di mansioni svolte, la natura della relazione tra dipendenti e dirigenti e gli scopi a cui è destinata la valutazione.

Lo scopo di un sistema di performance management

La valutazione delle performance è uno strumento multifunzione utilizzato per:

Misurare le performance effettive rispetto alle performance previste

Fornire un’opportunità al dipendente e al supervisore di discutere le performance del lavoro

Identificare le esigenze di formazione e sviluppo dei dipendenti e pianificare la crescita della carriera

Individuare le capacità e le abilità per finalità di promozione, trasferimento e riduzione della forza

Supportare l’allineamento degli obiettivi dell’organizzazione e dei dipendenti

Incrementare la motivazione dei dipendenti

Lo scopo principale della valutazione delle performance è fornire un’opportunità di comunicazione sulle aspettative e il feedback delle performance. La maggior parte dei dipendenti desidera un feedback per comprendere le aspettative del proprio datore di lavoro e migliorare le proprie performance in termini di soddisfazione personale. I dipendenti preferiscono un feedback tempestivo e fornito in un modo che non sia minaccioso piuttosto che attendere le valutazioni di fine anno.

Vantaggi

Molti sono vantaggi che derivano dal processo di valutazione delle performance:

Miglioramento della motivazione, dell’impegno e della produttività dei dipendenti: employee engagement

Identificazione degli obiettivi aziendali e degli obiettivi per il dipendente

Soddisfazione del bisogno umano fondamentale di riconoscimento

Identificazione delle opportunità di miglioramento dei processi/opportunità

Identificazione dello sviluppo dei dipendenti

Coinvolgimento

La valutazione delle performance è più efficace quando i dipendenti sono coinvolti attivamente o, per meglio dire, il loro livello di ingaggio – employee engagement – è già stato misurato e portato a livelli ottimali. Solo in questo modo coinvolgere il dipendente nel processo di valutazione delle performance renderà un’esperienza significativa e utile per te, il dipendente e l’organizzazione. Perché? Perché i dipendenti hanno bisogno e voglia di far sentire la propria voce, sono più propensi a considerare il sistema equo se hanno coinvolgimento alto in azienda e hanno la piena comprensione del processo di valutazione e infine sono più propensi a dimostrare un vero impegno verso obiettivi e performance.

La base per un efficace sistema di valutazione delle performance

Ogni dipendente deve essere informato del livello di performance necessario per svolgere con successo il proprio lavoro. Le aspettative di rendimento che descrivono quando un lavoro viene svolto bene di solito provengono dal piano strategico di un’agenzia e sono comunicate attraverso gli obiettivi e le descrizioni delle posizioni individuali. Le aspettative di rendimento dovrebbero essere collegate alle funzioni e alle qualifiche essenziali richieste per la posizione. Pensa S.M.A.R.T. quando sviluppi le aspettative di rendimento: le aspettative dovrebbero essere specifiche, misurabili, realizzabili, realistiche e limitate nel tempo. Nel dettaglio:

Specifico. L’aspettativa di performance dovrebbe essere quella che può essere osservata, definita e concreta.

Misurabile. Dovresti essere in grado di valutare e distinguere tra diversi livelli di performance. Il risultato finale può essere identificato in termini di quantità, qualità, tempistiche, standard accettabili o procedure. Molti dicono che il lavoro che fanno non è misurabile. Ma se non è misurabile, come fanno a sapere se un obiettivo è stato raggiunto e se i loro contributi hanno un valore? I risultati definitivi possono essere identificati per tutto il lavoro.

Realizzabile. Ogni aspettativa di rendimento dovrebbe essere quella che può essere raggiunta dal dipendente senza ostacoli che ne ostacolino il completamento. Tuttavia, non dovrebbe essere ottenuto così facilmente, né così difficile da rendere il dipendente frustrato. Dovrebbe essere ragionevole.

Realistico. Ogni aspettativa dovrebbe essere un requisito reale del lavoro del dipendente e all’interno dei parametri della descrizione della posizione.

Time Bound. Limitate nel tempo. Ogni aspettativa dovrebbe avere un periodo di tempo associato ad esso: giornaliero, settimanale, mensile, ecc…

Passaggi di valutazione delle performance efficaci

Riesaminare la precedente valutazione per capire e osservare:

precedenti carenze nelle performance.
Sono stati corrette o continuano a essere un problema? Se le carenze continuano, annotali nella valutazione. Omettere un persistente deficit nelle valutazioni successive può essere interpretato come un segno che la carenza è stata corretta.

Drammatico cambiamento nelle performance.
Determina se la tua valutazione del dipendente è coerente o se la performance è effettivamente cambiata. Quando c’è un cambiamento negativo significativo nelle performance, il supervisore dovrebbe dare al dipendente la comunicazione, prima della valutazione, che la successiva valutazione sarà significativamente più bassa a meno che non si effettui un miglioramento sostanziale.

Analisi

Analizzare le performance per identificare le lacune tra performance attese e performance effettive

Analizzare le cause delle lacuneall’organizzazione o all’ambiente di lavoro, al sistema o al processo o a cause personali

Selezionare e progettare un piano d’azione per colmare le lacune: un piano che soddisfi le esigenze aziendali, esigenze di performance, esigenze di formazione o esigenze dell’ambiente di lavoro

Implementare il piano

Follow-up – Misurare e valutare l’impatto del piano sulla performance

Metodi di valutazione

Ciascuno dei metodi elencati di seguito può essere utilizzato a vari livelli. Raccomando che le aziende analizzino le loro esigenze specifiche e scelgano qualsiasi combinazione di dei metodi sotto elencati per soddisfare al meglio tali esigenze.

Full-Circle

Questo metodo differisce significativamente dalla tradizionale valutazione delle performance da supervisore / subordinato. La valutazione multi-sorgente implica la raccolta di informazioni da un numero di colleghi/collaboratori che effettivamente interagiscono costantemente con il dipendente, sia interni che esterni. I colleghi/collaboratori interni includono il supervisore immediato, altri dirigenti, collaboratori e subordinati. I colleghi/collaboratori possono includere clienti, candidati, consulenti, personale di fornitori, legislatori, ecc… La base di questo metodo è di fornire una valutazione più ampia di come un dipendente sta facendo il lavoro. Questo metodo è visto come uno strumento ottimale per identificare le aree di miglioramento, guidare i cambiamenti comportamentali e in generale migliorare le capacità di gestione delle performance perché non dipende dalle percezioni di un singolo individuo. Rende il dipendente molto più responsabile nei confronti dei vari colleghi/collaboratori perché ora ha un input nella sua valutazione delle performance.

Autovalutazione

Fornisce l’opportunità ai dipendenti di valutare le proprie performance ed esprimere come pensano di aver eseguito senza essere influenzati dai giudizi del proprio supervisore. I supervisori valutano anche le performance sugli stessi fattori e le usano come base per confrontare le risposte. Ciò può rivelare aree di accordo o evidenziare le divergenze di opinione. Il vantaggio di questo metodo è che fornisce maggiore interazione tra supervisori e subordinati, un maggiore accordo sulle aspettative di performance e una maggiore responsabilità per le performance attraverso una maggiore partecipazione dei dipendenti al processo di revisione. I supervisori hanno la responsabilità di fornire al dipendente una comunicazione onesta sulle performance. Devono anche essere in grado di fornire spiegazioni sulle differenze di opinione in merito alle performance, in modo che i dipendenti possano capire cosa stanno facendo male e come possono fare le cose meglio.

Peer

Questo metodo coinvolge i colleghi che valutano un dipendente. Si basa sulla premessa che gli individui possono relazionarsi a un dipendente come i suoi pari e sono nella posizione migliore per giudicare le performance del dipendente perché comprendono la natura del lavoro e hanno familiarità con le attività del dipendente. Questo metodo è particolarmente utile in organizzazioni con gruppi di lavoro autogestiti, ma potrebbe essere utilizzato anche in altre impostazioni. Un vantaggio è che la valutazione tra pari riguarda più i risultati che gli sforzi. Gli svantaggi percepiti sono che i compagni sono troppo indulgenti e tendono a dare voti alti agli amici e valutazioni basse a quelli che non amano.

Management by Objectives (MBO)

L’MBO è una forma di valutazione orientata ai risultati. Richiede che sia il supervisore che il subordinato concordino obiettivi specifici sotto forma di risultati misurabili S.M.A.R.T.. Gli obiettivi sono gli standard di performance. L’MBO è destinato a motivare le performance più forti da parte di manager e dipendenti. Si presume che se i dipendenti raggiungono i loro obiettivi, i supervisori raggiungeranno i loro obiettivi e le organizzazioni raggiungeranno i loro obiettivi. L’MBO ha le seguenti componenti: (1) obiettivi principali da raggiungere entro date specificate, (2) piani d’azione e punti cardine per il raggiungimento degli obiettivi, (3) incontri periodici con il manager e il dipendente per esaminare i progressi e apportare correzioni se necessario, e (4) una valutazione delle performance dei dipendenti alla fine del ciclo MBO. Un vantaggio dell’MBO è che si tratta di un approccio partecipativo in cui i dipendenti hanno contribuito a definire i propri obiettivi, oltre a essere coinvolti in decisioni che influiscono sugli obiettivi dell’organizzazione.

Elenco attività

• Analisi della struttura organizzativa e dell’engagement

• Eventuale ricalibratura di organigramma e funzionigramma
• Studio del modello di competenze presente o eventuale nuova progettazione
• Assegnazione degli obiettivi del sistema di valutazione: valori e comportamenti
• Condivisione del sistema con i collaboratori
• Progettazione del sistema
• Osservazione diretta della prestazione e autovalutazione dei collaboratori
• Feedback